INLEIDING
Dit is de Privacyverklaring van de rechtspersoonlijkheid bezittende voetbalvereniging vv KVC Oranje, gevestigd te Kerkrade en ingeschreven in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Roermond onder nummer 40186667, hierna te noemen ´de vereniging´.
Wij kunnen deze Privacyverklaring eenzijdig aanpassen.
De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en bedrijfsgegevens. In deze Privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en bedrijfsgegevens.
LEDEN, VRIJWILLIGERS EN DONATEURS VAN DE VERENIGING
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die wij in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons, omdat u lid bent van onze vereniging. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Grondslag voor verwerking persoonsgegevens
De lidmaatschapsovereenkomst vormt de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens.
Wie verwerkt persoonsgegevens binnen de vereniging?
Persoonsgegevens worden binnen de vereniging verwerkt door:
- De ledenadministratie;
- De financiële administratie;
- Het wedstrijdsecretariaat;
Doelstellingen verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde;
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst, die wordt aangegaan middels het invullen en ondertekenen van het inschrijfformulier;
- Contributieheffing;
- Registratie als vrijwilliger/donateur bij onze vereniging;
- Communicatie, uitnodigingen en het informeren van de leden d.m.v. nieuwsuitingen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Voornaam;
- Tussenvoegsel
- Voorletters;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Geboorteplaats;
- Nationaliteit;
- Adres;
- Postcode;
- Woonplaats;
- Telefoonnummer (bij jeugdleden jonger dan 16 jaar diens ouders, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger);
- Mobiel nummer (bij jeugdleden jonger dan 16 jaar diens ouders, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger);
- E-mailadres (bij jeugdleden jonger dan 16 jaar diens ouders, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger);
- Bankrekeningnummer (i.v.m. goedkeuring inning automatische incasso contributie).
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Voor jongeren onder de zestien jaar kunnen wij nog aanvullende persoonsgegevens van de ouders/verzorgers vragen:
- Telefoon;
- Mobiel nummer;
- E-mailadres;
-
SPONSORS EN LEVERANCIERS VAN DE VERENIGING
Wat zijn bedrijfsgegevens?
Bedrijfsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over uw bedrijf of die wij in verband kunnen brengen met uw bedrijf. U deelt bedrijfsgegevens met ons, omdat u sponsor of leverancier bent van onze vereniging. Denk bijvoorbeeld aan de naam van het bedrijf, telefoonnummer of e-mailadres.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met bedrijfsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw bedrijfsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type bedrijfsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- Verwerking van uw bedrijfsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw bedrijfsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw bedrijfsgegevens gewaarborgd is;
- Geen bedrijfsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw bedrijfsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw bedrijfsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Grondslag voor verwerking bedrijfsgegevens
De sponsor-/leveranciersovereenkomst vormt de grondslag voor de verwerking van uw bedrijfsgegevens.
Wie verwerkt bedrijfsgegevens binnen de vereniging?
Bedrijfsgegevens worden binnen de vereniging verwerkt door:
- De sponsoracquisiteurs;
- De financiële administratie;
Doelstellingen verwerking van bedrijfsgegevens van sponsors en leveranciers
Bedrijfsgegevens van sponsors en leveranciers worden door de vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinde;
- Het uitvoering geven aan de sponsor- en leveranciersovereenkomst, die wordt aangegaan middels het ondertekenen van de sponsor- en leveranciersovereenkomst;
- Het innen van de sponsorbijdrage en betalen van facturen van leveranciers;
- Het informeren van de sponsors d.m.v. nieuwsuitingen.
- Communicatie, uitnodigingen en het informeren van sponsoren en leveranciers d.m.v. nieuwsuitingen.
Welke bedrijfsgegevens worden verwerkt?
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de vereniging de volgende bedrijfsgegevens van u vragen:
- Naam bedrijf;
- Rechtsvorm bedrijf;
- Branche;
- Adres;
- Postcode;
- Vestigingsplaats;
- Land;
- KvK nummer;
- KvK plaats;
- Rechtsgeldige vertegenwoordiger;
- Functie vertegenwoordiger;
- (Zakelijk) telefoonnummer;
- (Zakelijk) mailadres;
- Contactpersoon;
- Telefoon contactpersoon;
- Mailadres contactpersoon;
- Bankgegevens;
- BTW-nummer.
ALGEMEEN
Verwerking door derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van Sportlink als derde partij voor het digitaal vastleggen van de persoonsgegevens van onze leden
Met Sportlink hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst zijn de afspraken vastgelegd tussen de vereniging en Sportlink over op welke wijze beide partijen met de persoonsgegevens van de leden van de vereniging en de bedrijfsgegevens van onze sponsors omgaan.Sportlink heeft deze overeenkomst opgenomen in haar “Voorwaarden voor verenigingen” en wel in paragraaf 9 (Privacy).
Wij geven nooit persoonsgegevens en bedrijfsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoons- of bedrijfsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens en bedrijfsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de lidmaatschapsovereenkomst of sponsorovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens en bedrijfsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een beleid van gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
- Sportlink maakt geregeld back-ups van de digitaal vastgelegde persoonsgegevens en bedrijfsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Leden van de vereniging met inzage- en/of bewerkingsrechten van de persoonsgegevens en bedrijfsgegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens.
Beeldmateriaal
In onze vereniging maken wij geregeld foto’s en video’s om te laten zien waar we mee bezig zijn. We willen met het publiceren van deze opnames de onderlinge band verstevigen en onze vereniging promoten. Opnames kunnen geplaatst worden op de verenigingswebsite, de Instagrampagina, de facebookpagina van de vereniging of in persberichten.
De opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens wedstrijden, activiteiten en uitstapjes. Tevens worden teamfoto’s gemaakt.
Uzelf of uw zoon/dochter kunnen op deze foto’s (en soms in video’s) te zien zijn. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor mensen in verlegenheid gebracht kunnen worden of schade kunnen ondervinden. We plaatsen bij foto’s en video’s in beginsel geen namen, tenzij het teamfoto’s of foto’s van kampioenen betreft. Dit om de historische waarde van de foto’s te verhogen. Tevens worden naam, telefoonnummer en emailadres bij foto’s van bestuursleden, commissieleden, leden van de technische staf en teambegeleiders op de website geplaatst vanwege bereikbaarheid van deze personen.
Met het ondertekenen van het vernieuwde aanmeldingsformulier voor leden geeft het lid van de vereniging of de sponsor aan toestemming te geven voor het vervaardigen en gebruik van beeldmateriaal waarop het lid of de sponsor kan afgebeeld zijn. De toestemming geldt alleen voor foto’s en video’s die door ons, of in onze opdracht, worden gemaakt. Het kan voorkomen dat andere personen foto’s maken tijdens verenigingsactiviteiten. De vereniging heeft daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze personen ook terughoudend zijn bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.
U mag natuurlijk altijd terugkomen op de door u gegeven toestemming. Ook mag u op een later moment alsnog toestemming geven.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of bedrijfsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, mits deze gegevens niet wettelijk verplicht zijn. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw (persoons)gegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
CONTACTGEGEVENS vv KVC ORANJE
Voorzitter
Kevin Starmans
E-mail:[email protected]
Telefoonnummer: + 31 (0) 6 – 41 50 34 11
Secretaris
Tonnie Pijpers
E-mail:[email protected]
Penningmeester
Jurre Hendriks
E-mail: [email protected]
Telefoonnummer: + 31 (0) 6 – 46 32 38 60
Algemeen
E-mail: [email protected]
